L’obbligo di conservazione dei messaggi di posta elettronica certificata (PEC) è da ricondurre agli articoli 2214 e 2220 del Codice Civile che rispettivamente prevedono l'obbligo, per l'imprenditore di “.. conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite” e dispongono la conservazione decennale per “.. le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”.

Gli obblighi di conservazione delle PEC, in quanto documenti informatici, sono da ricercarsi anche all’art. 43 del CAD che al comma 1 prescrive in generale: ”i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali stabilite ai sensi dell'articolo 71” (quelle attualmente vigenti sono contenute nel DPCM del 3 dicembre 2013). Nel successivo comma 3 dello stesso articolo si stabilisce, in particolare, che “i documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71”.

10 SEMPLICI REGOLE DA TENERE A MENTE PER UN UTILIZZO CONSAPEVOLE DELLA PEC


1) ACCERTARSI CHE LA CONFIGURAZIONE DELLA RICEVUTA DI AVVENUTA CONSEGNA PREVEDA QUELLA “COMPLETA”
2) RICORDARSI CHE L’ESITO POSITIVO O NEGATIVO DELL’INVIO VIENE COMUNICATO AL MITTENTE ENTRO 24 ORE
3) VERIFICARE SEMPRE CHE LA PROPRIA CASELLA DI PEC SIA CAPIENTE
4) NON ECCEDERE I LIMITI DIMENSIONALI DEL MESSAGGIO E DEGLI ALLEGATI, ABITUALMENTE PARI A 30 MEGABYTES COMPLESSIVI
5) NON E’ CONSENTITO INDICARE AL REGISTRO DELLE IMPRESE INDIRIZZI PEC DIVERSI DA QUELLO SPECIFICO, UNIVOCAMENTE RIFERITO ALLA SOCIETA’ ISCRITTA (ES: NON E’ POSSIBILE COMUNICARE UN PROPRIO INDIRIZZO IN QUALITA’ DI COMMERCIALISTA DI FIDUCIA COME DOMICILIO DIGITALE DI UN IMPRESA; NON E’ POSSIBILE ALTRESI’ INDICARE LO STESSO INDIRIZZO IN RELAZIONE A DIVERSE SOCIETA’)
6) SOTTOSCRIVERE SEMPRE CON FIRMA DIGITALE LE ISTANZE E LE DICHIARAZIONI PRESENTATE VIA PEC ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE. IN GENERALE, GLI ALLEGATI CHE NECESSITANO DI FIRMA, DEVONO ESSERE SOTTOSCRITTI CON FIRMA DIGITALE IN QUANTO LA PEC E’ ESCLUSIVAMENTE UNA MODALITA’ DI INVIO E NON HA VALORE DI SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI
7) ALLEGARE IN GIUDIZIO, PER DIMOSTRARE L’INVIO O IL RICEVIMENTO DI UN DOCUMENTO TRAMITE PEC:
a) LA STAMPA DELL'ATTO NOTIFICATO IN FORMATO PDF CON FIRMA DIGITALE, SE SI TRATTA DI ALLEGATO;
b) LE RICEVUTE DI ACCETTAZIONE E CONSEGNA COMPLETA DELLA PEC;
c) IL CERTIFICATO DI FIRMA DIGITALE DEL NOTIFICANTE;
d) IL CERTIFICATO DI FIRMA DEL GESTORE DI PEC.
8) ADOTTARE SISTEMI DI CONSERVAZIONE A NORMA DELLE PEC E DEGLI ALLEGATI, EVITANDO LA SEMPLICE ARCHIVIAZIONE DEI FILE SU PC E/O LA STAMPA DELLE RICEVUTE. IN PARTICOLARE:
a. PER LE PEC INVIATE: CONSERVARE LA “RICEVUTA DI CONSEGNA COMPLETA” FORMATA DAL FILE “POSTACERT.EML”, CONTENENTE IL MESSAGGIO ORIGINALE, COMPLETO DI TESTO ED EVENTUALI ALLEGATI E IL FILE “DATICERT.XML” CHE RIPRODUCE L’INSIEME DI TUTTE LE INFORMAZIONI RELATIVE ALL’INVIO (MITTENTE, GESTORE DEL MITTENTE, DESTINATARI, OGGETTO, DATA E ORA DELL’INVIO, CODICE IDENTIFICATIVO DEL MESSAGGIO).
b. PER LE PEC RICEVUTE: CONSERVARE LA BUSTA DI TRASPORTO CON IL FILE “POSTACERT.EML” E IL FILE “DATICERT.XML”
9) RICORDARE CHE LA CONSERVAZIONE A NORMA E’ NECESSARIA PER LE PEC CON ALLEGATI SOTTOSCRITTI CON FIRMA DIGITALE: SOLO COSI E’ POSSIBILE MANTENERE IL VALORE LEGALE DI SCRITTURA PRIVATA DEGLI ALLEGATI ANCHE OLTRE L’EVENTUALE SCADENZA DEL CERTIFICATO DI SOTTOSCRIZIONE (QUEST’ULTIMO, DI NORMA, NON HA DURATA SUPERIORE A TRE ANNI)
10) COMUNICARE TEMPESTIVAMENTE EVENTUALI VARIAZIONI DELL’INDIRIZZO PEC ALL’ORDINE DI APPARTENENZA: TUTTE LE PA, COMPRESE L’AMMINISTRAZIONE FINANZIARIA E L’AUTORITA’ GIUDIZIARIA, ESEGUONO LE PROPRIE NOTIFICHE ALL’INDIRIZZO INI-PEC DEL PROFESSIONISTA

Estratto dal sito del Consiglio Nazionale Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili

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