I conti d’ordine vengono definiti come conti di “memoria”. Costituiscono delle annotazioni di corredo alla situazione patrimoniale e finanziaria, ma non costituiscono né un ricavo o un costo, né un’attività o una passività.
L’art. 2424, comma 3 del c.c. stabilisce: ”in calce allo stato patrimoniale devono risultare le garanzie prestate direttamente o indirettamente, distinguendosi tra fideiussioni, avalli, altre garanzie personali e garanzie reali, ed indicando separatamente, per ciascun tipo, le garanzie prestate a favore di imprese controllate e collegate nonché di controllanti e di imprese sottoposte al controllo di queste ultime devono inoltre risultare gli altri conti d'ordine”.
Esistono tre sistemi impropri che si riferiscono ai conti d’ordine:
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il sistema dei beni di terzi presso l’impresa e dei beni dell’impresa presso terzi (es. titoli di garanzia, macchinari di terzi in affitto, merci in conto lavorazione e beni in leasing);
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il sistema degli impegni (es. merci da ricevere o da consegnare e titoli da ricevere o consegnare);
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il sistema dei rischi (es. effetti scontati, avalli, fideiussioni ricevuto e concesse).
Si ricorda che nella Nota Integrativa devono essere indicati gli impegni non risultanti dallo stato patrimoniale e devono essere fornite tutte le notizie utili per valutare la situazione patrimoniale e finanziaria dell’impresa. Devono essere riportati gli impegni per le controllate, collegate, controllanti ed i debiti assistiti da garanzia reale su sociali con specifica indicazione della natura delle garanzie.
Scritture contabili esempi:
Sistema improprio dei beni altrui
Dare) titoli di garanzia 40.000,00
Avere) depositari titoli di garanzia 40.000,00
Avere) depositari titoli di garanzia 40.000,00
Per titoli di terzi presso l'azienda
Sistema improprio dei beni aziendali presso terzi
Dare) depositari merci in garanzia 100.000,00
Avere) merce presso terzi in garanzia 100.000,00
Avere) merce presso terzi in garanzia 100.000,00
Per titoli aziendali presso terzi in garanzia
Sistema improprio degli impegni
Dare) clienti c/impegni 30.000,00
Avere) merce da consegnare 30.000,00
Avere) merce da consegnare 30.000,00
Per merci da consegnare al cliente ..
Sistema improprio dei rischi
Dare) rischi su effetti scontati 8.000,00
Avere) banche c/effetti scontati 8.000,00
Rischi su eventuale azione di regresso sulle cambiali